Comment gérer vos invités sur Bridebook ?

Organiser votre liste d'invités avec Bridebook

Planifier votre grand jour (et tout ce qui gravite autour) devient un jeu d'enfant avec Bridebook. De la gestion de vos invités à la coordination de vos différents événements, en passant par la collecte des RSVP : tout est centralisé au même endroit.

👤 Votre Liste d'Invités

Vous pouvez accéder à votre Liste d'invités depuis la section Préparatifs, aussi bien sur l'application mobile que sur ordinateur. Lors de votre première ouverture, deux catégories vides sont déjà créées pour vous et votre partenaire afin de vous permettre de commencer à ajouter vos proches.

✨ Ce que vous pouvez faire :

• Séparer vos invités sous des catégories distinctes pour chaque partenaire.
• Créer de nouvelles catégories sur mesure (ex : Famille de la mariée, Amis du marié, Collègues de travail).
• Lier les invités pour former des couples ou des familles.
• Enregistrer des informations clés : régimes alimentaires, coordonnées, adresses e-mail, adresses postales (via le Collecteur d'adresses), statuts des RSVP et notes personnelles.

💡 Pour consulter ou modifier les informations d'un invité, cliquez simplement sur son nom dans votre liste.

➕ Ajouter des invités

Ajouter un invité individuellement

Ouvrez votre Liste d'invités et tapez simplement son nom dans le champ "Ajouter le nom de l'invité".

Ajouter des invités en bloc

Vous avez beaucoup de monde à inscrire ? Gagnez du temps grâce à la fonctionnalité d'ajout groupé.

• Sur ordinateur : En haut à droite de votre Liste d'invités.
• Sur l'application : Tout en bas de votre Liste d'invités.

Inscrivez un invité par ligne et utilisez le symbole "&" pour les lier. Exemple :

Sam Smith & Alex Smith

Cela créera automatiquement un couple ou un groupe familial lié.

🗑️ Supprimer des invités

Pour retirer définitivement un invité :

1. Ouvrez le profil de l'invité.
2. Faites défiler jusqu'en bas.
3. Sélectionnez Supprimer l'invité.

🗂️ Créer des catégories d'invités supplémentaires

Si les catégories par défaut ne vous suffisent pas, cliquez sur Ajouter une catégorie au sein de votre Liste d'invités pour créer de nouveaux groupes, comme :

• Famille
• Amis
• Collègues de travail
• Amis d'enfance / d'université
• Invités de la soirée (Vin d'honneur / Soirée dansante)

C’est le meilleur moyen de garder une liste claire si vous avez beaucoup d'invités.

📨 Invitations et types d'invités

Vous pouvez moduler précisément qui participe à quel moment de votre mariage (ex : Invités pour toute la journée ou Invités pour la soirée uniquement).

Associer des invités à des événements

1. Sélectionnez un invité.
2. Cochez le ou les événements au(x)quel(s) il est convié.
3. Enregistrez les modifications.

Filtrer votre Liste d'invités

Utilisez les filtres pour afficher rapidement :

• Les invités de la journée complète ou de la soirée seule.
• Une catégorie spécifique.
• Le statut des RSVP (Présent, Absent, En attente).

📥 Importer votre Liste d'invités depuis un tableau (Excel / Google Sheets)

Vous avez déjà commencé votre liste ailleurs ? C'est le cas de nombreux couples ! Vous pouvez facilement importer ce fichier dans Bridebook pour débloquer nos outils de RSVP en ligne, de messagerie et de gestion des événements.

✨ Pourquoi choisir l'importation ?

• Gain de temps phénoménal en ajoutant tout le monde d'un coup.
• Transition fluide depuis Excel ou Google Sheets vers nos outils de suivi en temps réel.

🛠️ Comment procéder à l'importation ?

1. Ouvrez votre Liste d'invitésAllez dans : Préparatifs ➔ Liste d'invités ➔ Ajouter des invités ➔ Importer depuis un tableau.
2. Ouvrez le modèleUne fenêtre contextuelle s'affiche. Cliquez sur Modèle et attendez qu'un nouvel onglet s'ouvre dans votre navigateur.
3. Créez votre propre copieDans Google Sheets, cliquez sur Fichier ➔ Créer une copie. Cela génère une version privée et modifiable sur votre propre Google Drive.
4. Remplissez le tableauComplétez le document en respectant ces indications :
   • Champs obligatoires : Nom de l'invité (Guest Name) et Catégorie/Groupe d'invités (Guest Group).
   • Champs facultatifs : Accompagnants (+1), Adresses e-mail, Adresses postales.
5. Téléchargez au format CSVUne fois le tableau prêt, allez dans : Fichier ➔ Télécharger ➔ Valeurs séparées par des virgules (.csv).
6. Téléversez sur BridebookRetournez sur Bridebook, cliquez sur Télécharger le fichier, sélectionnez votre document .csv, vérifiez l'aperçu et cliquez sur Confirmer l'importation. Vos invités apparaîtront instantanément ! 🎉

⚠️ Règles de formatage importantes

Pour éviter les erreurs d'importation :

• Un seul invité par ligne. Ne combinez pas les noms (pas de "Jean & Sarah" sur la même ligne).
• Les accompagnants (+1) doivent avoir leur propre ligne (ex : mettez "Sarah" sur la ligne juste en dessous de "Jean").
• Pas de doublons de noms (que ce soit dans votre fichier ou avec des invités déjà présents sur Bridebook).
• Ne modifiez pas les colonnes du modèle (les colonnes supplémentaires ne seront pas reconnues).
• Maximum 250 invités par import (vous pouvez répéter l'opération avec plusieurs fichiers si nécessaire).

🚨 Erreurs fréquentes lors de l'importation et solutions

Si votre fichier comporte une erreur, une fenêtre vous indiquera précisément le numéro de la ligne concernée.

🔄 Note : L'importation est faite pour ajouter de nouveaux invités. Si vous souhaitez réimporter une liste corrigée contenant les mêmes personnes, vous devrez d'abord supprimer ces invités sur Bridebook ou réinitialiser votre liste.

🔒 Confidentialité de vos données

Votre tableau vous appartient à 100 %. Dès que vous cliquez sur "Créer une copie", le fichier est stocké sur votre Google Drive personnel. Bridebook ne conserve ni n'accède à votre document en dehors du strict processus d'importation.

📤 Exporter votre Liste d'invités

Vous avez besoin d'une version papier ou d'un fichier de sauvegarde ?

• Sur ordinateur : Le bouton Exporter se trouve en haut de votre Liste d'invités.
• Sur l'application : Le bouton Exporter se trouve tout en bas de l'écran.

⚠️ Utilisateurs d'Excel : Résolution du problème de colonne unique

Si, en ouvrant votre fichier exporté directement dans Microsoft Excel, toutes les données s'affichent dans une seule et unique colonne (séparées par des virgules), c'est qu'Excel ne reconnaît pas automatiquement le formatage du fichier.

Comment régler cela :

1. Ouvrez Microsoft Excel (avec un classeur vide).
2. Allez dans l'onglet Données et choisissez Importer (ou À partir d'un fichier texte/CSV), plutôt que de faire "Ouvrir".
3. Sélectionnez votre fichier exporté.
4. Choisissez l'option Délimité si on vous le demande.
5. Définissez l'encodage du fichier sur UTF-8.
6. Cochez Virgule (,) comme séparateur / délimiteur.
7. Finalisez l'importation. Vos colonnes seront désormais parfaitement alignées.

🔄 Réinitialiser votre Liste d'invités

Si vous souhaitez effacer intégralement vos données pour recommencer à zéro :

1. Allez dans votre Liste d'invités.
2. Faites défiler jusqu'au bas de la page.
3. Sélectionnez Réinitialiser la liste d'invités.

⚠️ Attention : Cette action est irréversible et supprimera définitivement tous vos invités.

Une erreur de manipulation ?

Si vous avez supprimé accidentellement un invité, une catégorie ou l'ensemble de votre liste, contactez immédiatement notre équipe d'Assistance Client. Nous ferons tout notre possible pour restaurer vos données perdues.

💌 Site de mariage et RSVP

Une fois votre liste d'invités configurée, vous êtes prêt(e) à récolter les confirmations de présence en ligne via votre site internet de mariage !

• 📌 Guide de création de votre Site de Mariage Bridebook
• 📌 Tout ce qu'il faut savoir sur la gestion des RSVP